Caracterización del proceso de Administrativa
| Proveedor | Entradas / Insumos | Componente | Actividad | Salidas | Partes Interesadas | |||
| Interno | Externo | Internas | Externas | |||||
| Gestión financiera | Presupuesto Funcionamiento Aprobado |  | P | Estructurar el Plan de Adquisiciones de los Gastos generales | Plan de adquisiciones de los gastos generales | Gestión Contractual | ||
| Gestión financiera | Presupuesto Inversión Asignado | | P | Estructurar la Planeación de la Gestión Administrativa | Plan de Acción Gestión Administrativa Plan de Mantenimientos Programación de Servicios de Transporte Plan de Toma Física de Inventarios | Todos los procesos | ||
| Todos los procesos Oficina Asesora de Comunicaciones | Actividades realizadas con funcionarios y contratistas | | P | Estructurar el Plan de Seguridad Vial y movilidad sostenible | Documento de Plan de seguridad Vial y Documento de Diagnóstico de Movilidad | Secretaría de Movilidad | ||
| Direccionamiento Estratégico Talento Humano | Directrices, lineamientos, procedimientos |
| P | Identificar y actualizar los aspectos e impactos ambientales, los peligros que afecten la seguridad y la salud en el trabajo, los requisitos legales aplicables, los riesgos y oportunidades inherentes al proceso | Matrices de identificación y evaluación general del riesgo (aspectos e impactos ambientales, peligros SG-SST, valoración de riesgos y requisitos legales) | Direccionamiento Estratégico Talento Humano | ||
| Gestión Administrativa (Conductores) | Información de vehículos Programación del parque automotor | | H | Administrar el Parque Automotor | Servicio de Mantenimientos Suministro de Combustible Alimentación de información en software motorsystem | Todos los procesos | Proveedor externo de mantenimiento y suministro de combustible | |
| Todos los procesos | Información de necesidades de la Entidad para el funcionamiento | | H | Proveer bienes y servicios | Contratos de Suministros, arrendamiento y de prestación de servicios | Todos los procesos | Proveedores con los que se contrata Gestión Financiera | |
| Todos los procesos Gestión Administrativa | Información de necesidades de la Entidad para el funcionamiento Elementos de ferretería para efectuar los mantenimientos de infraestructura física | | H | Realizar Mantenimientos Correctivos y Preventivos de Infraestructura Física | Reparaciones Servicio de mantenimiento Información documentada de los mantenimientos | Todos los procesos | Proveedores con los que se contratan los servicios de mantenimiento | |
| Todos los procesos | Diagnósticos de movilidad | | H | Implementar el Plan de Seguridad Vial y Movilidad Sostenible. | Actividades de movilidad sostenible y de seguridad vial | Todos los procesos | Secretaría de Movilidad | |
| Gestión financiera Todos los procesos | Resolución de creación de caja menor Solicitud de elementos financiados con caja menor | | H | Administrar la Caja Menor | Solicitud de reembolso Cierre de caja menor | Gestión Financiera | ||
| Todos los procesos | Comunicación de pérdida o daño de bienes o elementos | | H | Administrar los Seguros de la Entidad | Reclamación Liquidación de Siniestro | Todos los procesos | Corredor de Seguros Aseguradora | |
| Empresas prestadoras | Factura de Servicio público | | H | Realizar el trámite para el pago de Servicios Públicos y Administración | Solicitud de Certificado de Disponibilidad y registro Presupuestal Solicitud de Pago | Gestión Financiera | ||
| Gestión Documental Grupo de Información Geográfica (SIG) | Catastro Distrital Superintendencia de Notariado y Registro | Certificaciones catastrales Certificados de Tradición Expedientes Físicos de la Entidad Información cartográfica de los predios | | H | Revisar, depurar y actualizar la información catastral y jurídica de los predios adquiridos | Informe técnico catastral Información de la adquisición del predio Información catastral y jurídica actual del predio Georeferenciación del predio Registros Fotográficos Observaciones generales -Solicitudes Expedientes | Gestión Jurídica Gestión Administrativa Grupo Predial Gestión Financiera Gestión de la Reducción del Riesgo y adaptación al Cambio Climático | |
| Gestión Administrativa (Predial) | Informe técnico catastral Expediente digital Normatividad | | H | Elaborar ficha para entrega de predios | Ficha Información técnico jurídica y fiscal recibo de inmuebles ubicados en zonas de alto riesgo no mitigable que hayan sido desalojados a través de planes o proyectos de reubicación y asentamientos humanos | Gestión Administrativa (Predial) | Secretaría de Ambiente | |
| Gestión Administrativa | Acta de inventario individual | | H | Consolidar el inventario físico por vigencia | Toma física por responsable Depuración del inventario Firma de responsable del inventario | Gestión financiera Gestión Documental | Contraloría Distrital | |
| Todos los procesos | Proveedores Externos | Bienes Copia del contrato Certificado de documento de obligaciones firmado por el supervisor Remisión o factura Verificación de cumplimiento de condiciones técnicas de los bienes | | H | Realizar el ingreso de bienes a la entidad | Verificación de bienes Clasificación de bienes Placas de inventario Ingreso a bodega Registro en SAE SAI Información Documentada | Todos los procesos | |
| Todos los procesos | Diagnóstico de estado de bienes Información contable | | H | Realizar el comité de inventarios | Acta de Comité de Inventarios | Gestión financiera Gestión Documenta | ||
| Talento Humano Direccionamiento Estratégico Seguimiento, Evaluación y Control | Directrices, Lineamientos y procedimientos |
| H | Aplicar los controles y actividades definidas en los programas de gestión ambiental, SGSST, seguridad de la información y mapa de riesgos | Prácticas y controles aplicados | Talento Humano Direccionamiento Estratégico Seguimiento, Evaluación y Control | ||
| Corredor de Seguros | Comunicación con el intermediario de seguros | | V | Realizar seguimiento a Siniestros | Reposición de elemento o bienes | Almacén | ||
| Gestión Administrativa | Certificado de cumplimiento de obligaciones, factura o cuenta de cobro, informe de actividades o entradas de almacén | | V | Realizar Supervisión de Contratos de Bienes, Servicios, Seguros y Arrendamientos | Informe de Supervisión Novedades Actas | Gestión Financiera Gestión Contractual | ||
| Oficina Asesora de Planeación Atención al Ciudadano | Indicadores | | V | Medir el desempeño del proceso mediante indicadores de gestión y actividades de seguimiento | Informes Oportunidades de Mejora Riesgos Identificados | Direccionamiento estratégico Evaluación, seguimiento y Control a la gestión de la Entidad | ||
| Direccionamiento Estratégico Evaluación, seguimiento y Control a la gestión de la Entidad | No Conformidades Resultados de análisis de Riesgos Resultado del análisis de debilidades y oportunidades del proceso Resultado de análisis de indicadores Informes de auditoría Informes de evaluación de la gestión Salidas no conformes Planes de Mejoramiento Identificación de impactos ambientales significativos | | A | Gestionar acciones correctivas y de mejora | Informes de Seguimiento Avances en el Plan de mejoramiento Mapa de riesgos Matriz CAME Actas | Direccionamiento Estratégico Evaluación, seguimiento y Control a la gestión de la Entidad | Entes de Control | |
