Caracterización del proceso de Gestión Documental
| Proveedor | Entradas / Insumos | Componente | Actividad | Salidas | Partes Interesadas | |||
| Interno | Externo | Internas | Externas | |||||
| Direccionamiento Estratégico. Oficina Asesora de Planeación. | Archivo General de la Nación. Archivo de Bogotá. Entes de contro | Lineamientos Normativos. Plataforma Estratégica Lineamiento SIG. |  | P | Identificar las necesidades de automatización, mejoramiento, y cumplimiento de las actividades de los procesos asociados a la gestión documental en el IDIGER | Diagnóstico Integral de Archivos. | Todos los procesos | Ciudadanía Archivo General Archivo de Bogotá Entes de Control |
| P | Formular proyectos planes y programas para a atención y necesidades del IDIGER y el cumplimiento de la normatividad archivística vigente | Plan Institucional de Archivos (PINAR). | ||||||
| Identificar las necesidades y obligaciones del proceso de Gestión Documental para garantizar la correcta operación del proceso en el IDIGER. | Plan Anual de trabajo Gestión Documental. | |||||||
| Formular la visión estratégica, técnica y operativa del Proceso de Gestión Documental en el IDIGER. | Política de Gestión Documental. Programa de Gestión Documental. | |||||||
| Direccionamiento Estratégico Talento Humano | Directrices, lineamientos, procedimientos |
| P | Identificar y actualizar los aspectos e impactos ambientales, los peligros que afecten la seguridad y la salud en el trabajo, los requisitos legales aplicables, los riesgos y oportunidades inherentes al proceso | Matrices de identificación y evaluación general del riesgo (aspectos e impactos ambientales, peligros SG-SST, valoración de riesgos y requisitos legales) | Direccionamiento Estratégico Talento Humano | ||
| Direccionamiento Estratégico. Oficina Asesora de Planeación. | Archivo General de la Nación. Archivo de Bogotá. | Lineamientos Normativos Plataforma Estratégica Lineamientos SIG | | H | Establecer y mantener actualizados los instrumentos archivísticos necesarios para la clasificación y disposición final de los documentos de archivo en transcurso del Ciclo de Vida de los documentos del IDIGER. | Tablas de Retención Documental. Tablas de Valoración Documental. | Todos los procesos | Ciudadanía Archivo General Archivo de Bogotá Entes de Control |
| Direccionamiento Estratégico. Oficina Asesora de Planeación. | Archivo General de la Nación. Archivo de Bogotá. Archivo | Lineamientos Normativos. Plataforma Estratégica. Lineamientos | | H | Establecer y mantener actualizados los instrumentos para la gestión de información pública en referencia al proceso de Gestión documental del IDIGER | Índice de Información Clasificada y Reservada. | Todos los procesos | Ciudadanía Archivo General Archivo de Bogotá Entes de Control |
| Todos los procesos | H | Realizar el acompañamiento y asesoría a los funcionarios del IDIGER para garantizar la adecuada organización de los archivos de gestión en cumplimiento con los lineamientos formulados. | Capacitación y asistencia técnica | Todos los procesos | ||||
| Todos los procesos | Archivo General de la Nación. Archivo de Bogotá. | Lineamientos Normativos. Plataforma Estratégica. Lineamiento SIG. Cronograma de Transferencias Documentales | | H | Realizar las transferencias documentales de acuerdo a los lineamientos establecidos en el IDIGER. | Inventario Documental Acta de transferencias documentales Informe de transferencias documentales | Todos los procesos | Archivo General Archivo de Bogotá Entes de Control |
| Todos los procesos | Archivo General de la Nación. Archivo de Bogotá. | Lineamientos Normativos. Plataforma Estratégica. Lineamientos SIG. Necesidad de centralización de los archivos de gestión | | H | Conformar, organizar y administrar los archivos de gestión del IDIGER | Depuración y eliminación documental. | Todos los procesos | Archivo General Archivo de Bogotá |
| Direccionamiento Estratégico. Oficina Asesora de Planeación. | Lineamientos Normativos. Plataforma Estratégica. Lineamientos SIG. | | H | Establecer los lineamientos para realizar el registro, radicación y distribución de Comunicaciones Oficiales recibidas y producidas por el IDIGER. | Manual de gestión de las comunicaciones oficiales en la entidad. | Todos los procesos | Ciudadanía Archivo General Archivo de Bogotá Entes de Control | |
| Todos los procesos | H | Garantizar la implementación de los lineamientos para el registro, radicación y distribución de documentos de archivo en el IDIGER | Capacitación y asistencia técnica | Todos los procesos | ||||
| Todos los procesos | Ciudadanía . Entidades Públicas y Privadas. Funcionarios Públicos. | Lineamientos Normativos. Plataforma Estratégica Lineamiento SIG. Lineamientos Normativos. | | H | Registrar, radicar y distribuir las Comunicaciones Oficiales recibidas y producidas por el IDIGER. | Documentos de archivo radicados Documentos de archivo distribuidos Planillas de distribución de correspondencia. . | Todos los procesos | Ciudadanía Archivo General Archivo de Bogotá |
| Direccionamiento Estratégico. Oficina Asesora de Planeación. | Ciudadanía. Entidades Públicas y Privadas. Funcionarios Públicos | | Proporcionar el servicio de préstamos y consulta de expedientes, así como del material bibliográfico y planos que se encuentren bajo la administración del Archivo Central y el Centro de Documentación e Información. | Base de datos para administración de documentos de archivo. Base de datos de material bibliográfico. | Todos los procesos. | Ciudadanía Archivo General Archivo de Bogotá Entes de Control | ||
| Todos los procesos | Ciudadanía. Entidades Públicas y Privadas. Funcionarios Públicos. Entes de control. | | Parametrizar funcionalmente el sistema de gestión de correspondencia de acuerdo a las necesidades y lineamientos del IDIGER. | Tabla Temática Roles y perfiles de usuarios del sistema de correspondencia. Informe de parametrización mensual. | Todos los procesos. | Ciudadanía Archivo General Archivo de Bogotá Entes de Control | ||
| Direccionamiento Estratégico. Oficina Asesora de Planeación. | Ciudadanía. Entidades Públicas y Privadas. Funcionarios Públicos. Entes de control. | Lineamientos Normativos. Plataforma Estratégica. Lineamientos SIG | | Garantizar la socialización de las funciones del sistema de gestión de correspondencia de acuerdo a las necesidades y lineamientos del IDIGER. | Capacitación y asistencia técnica | Todos los procesos. | Archivo General Archivo de Bogotá | |
| Talento Humano Direccionamiento Estratégico Seguimiento, Evaluación y Control a la gestión de la Entidad | Directrices, Lineamientos y procedimientos |
| Aplicar los controles y actividades definidas en los programas de gestión ambiental, SGSST, seguridad de la información y mapa de riesgos | Prácticas y controles aplicados | Talento Humano Direccionamiento Estratégico Seguimiento, Evaluación y Control a la gestión de la Entidad | |||
| Oficina Asesora de Planeación | Indicadores Lineamientos Plan de Acción PAC Información de Contratos Informe de atención a Peticiones, Quejas y Reclamos Resultados de satisfacción del ciudadano Plan de Mejoramiento | | V | Medir el desempeño del proceso mediante indicadores de gestión y actividades de seguimiento | Informes Oportunidades de Mejora Riesgos | Direccionamiento estratégico Seguimiento, Evaluación y Control a la gestión de la Entidad | ||
| Direccionamiento Estratégico Seguimiento, Evaluación y Control a la gestión de la Entidad | No Conformidades Resultados de análisis de Riesgos Resultado del análisis de debilidades y oportunidades del proceso Resultado de análisis de indicadores Informes de auditoría Informes de evaluación de la gestión Salidas no conformes Planes de Mejoramiento Identificación de impactos ambientales significativos | | A | Gestionar acciones correctivas y de mejora | Informes de Seguimiento Avances en el Plan de mejoramiento Mapa de riesgos Matriz CAME Actas | Direccionamiento Estratégico Seguimiento, Evaluación y Control a la gestión de la Entidad | Entes de Control | |
